Sleutelplan

Uitleg van sleutelplannen: Individueel sluitend (standaard slot), gelijksluitend en lopersystemen

Een sleutelplan kan variëren van eenvoudig tot zeer complex, afhankelijk van de structuur en behoeften van uw organisatie. Het is belangrijk om te begrijpen wat de verschillende termen betekenen bij het opstellen van een sleutelplan.

Individueel sluitend (of verschillend sluitend) = Standaard slot

Bij een individueel sluitend slot worden twee sleutels geleverd die uitsluitend toegang bieden tot dat ene specifieke slot. Als u bijvoorbeeld vijf individueel sluitende sloten bestelt, ontvangt u bij elk slot een eigen set van twee sleutels. Deze sleutels kunnen niet worden gebruikt om andere sloten in uw systeem te openen.

• Toepassing: Individueel sluitende sloten zijn ideaal voor situaties waarin een medewerker of gebruiker alleen toegang nodig heeft tot een specifieke ruimte, bijvoorbeeld een persoonlijk kantoor, kluis of container
• Voordeel: Hoge mate van beveiliging doordat elke sleutel exclusief is gekoppeld aan één slot. Diverse CTS sloten, Doublelock sloten etc.  zijn alleen SCM goedgekeurd met een individueel sluitend slot
• Nadeel: Het kan onpraktisch zijn wanneer een gebruiker toegang nodig heeft tot meerdere ruimtes, omdat er meerdere sleutels nodig zijn.

Gelijksluitend

Gelijksluitende sloten werken met één set sleutels die meerdere sloten kan openen. Als u bijvoorbeeld vijf gelijksluitende sloten bestelt, kunnen alle vijf sloten worden geopend met één en dezelfde sleutel.

• Toepassing: Gelijksluitende sloten zijn handig in situaties waar één persoon of groep toegang nodig heeft tot meerdere ruimtes, bijvoorbeeld een manager met toegang tot kantoren, magazijnen en technische ruimtes.
• Voordeel: Het aantal sleutels wordt drastisch verminderd, wat eenvoudiger beheer mogelijk maakt.
• Nadeel: Beperkte controle over toegangsniveaus omdat alle gelijksluitende sleutels dezelfde toegang bieden. Eventueel SCM certificaat vervalt.

Lopersysteem

Een lopersysteem combineert individuele en gelijksluitende functies. Binnen een lopersysteem heeft elke ruimte of slot een eigen sleutel die exclusief toegang biedt tot die specifieke ruimte. Daarnaast is er een “loper” (een algemene sleutel) waarmee alle sloten in het systeem kunnen worden geopend. Een lopersysteem is onderdeel van een sleutelplan.

• Toepassing: Een lopersysteem is ideaal voor organisaties met meerdere afdelingen of ruimtes en verschillende toegangsniveaus. Bijvoorbeeld: medewerkers hebben individuele sleutels voor hun afdelingen, maar de manager of beveiliging heeft een loper die toegang biedt tot alle ruimtes.
• Voordeel: Flexibiliteit in toegangsbeheer. Medewerkers kunnen worden beperkt tot hun specifieke ruimtes, terwijl een beheerder overal toegang heeft.
• Nadeel: Verlies van een loper kan een verhoogd beveiligingsrisico opleveren, omdat deze toegang biedt tot alle ruimtes. Eventueel SCM certificaat vervalt

Het belang van een sleutelplan

In omgevingen waar veel mensen toegang hebben tot verschillende ruimtes, is het essentieel om te bepalen wie waar toegang heeft. Een goed sleutelplan biedt structuur en overzicht, voorkomt onbevoegde toegang en vergemakkelijkt het sleutelbeheer.

Hoe werkt een sleutelplan?
Met een sleutelplan kunt u vastleggen welke medewerkers toegang hebben tot specifieke ruimtes. Een eenvoudig sleutelplan kan bijvoorbeeld bestaan uit:

• Een sleutel voor een magazijnmedewerker die toegang geeft tot het magazijn en de winkel.
• Een algemene sleutel voor de eigenaar, die toegang biedt tot alle ruimtes.

Sleutelplanmatrix

Een handig hulpmiddel bij het opstellen van een sleutelplan is een sleutelplanmatrix. Dit is een overzicht in bijvoorbeeld Excel, waarin gebruikers en ruimtes worden weergegeven. Door middel van kruisjes geeft u aan wie toegang heeft tot welke ruimte.

Voorbeeld van een matrix:

Tips voor een effectief sleutelplan

• Zorg voor registratie
  Houd een nauwkeurige administratie bij van welke sleutels aan welke medewerkers zijn verstrekt. Gebruik hiervoor een sleutelcontract waarin de verantwoordelijkheid voor verlies, diefstal of misbruik van sleutels wordt vastgelegd.

• Sleutelbeheerproces

  Laat medewerkers een ontvangstbewijs tekenen bij het in ontvangst nemen van sleutels. Zorg dat deze documenten worden bewaard in het personeelsdossier. Laat bij uitdiensttreding medewerkers tekenen voor het teruggeven van de sleutels.

• Gebruik kleurniveaus
  Werk met kleurcodes voor verschillende afdelingen of units, zodat sleutels gemakkelijk herkenbaar zijn.

• Gecertificeerde sleutels
  Kies voor sleutels die alleen met een certificaat kunnen worden nagemaakt, zoals die van merken als Assa Abloy. Dit verhoogt de veiligheid aanzienlijk.

• Periodieke controle
  Controleer regelmatig wie sleutels in bezit heeft en of deze nog overeenkomen met de toegangsrechten in het sleutelplan.

Advies en ondersteuning

Het opstellen van een sleutelplan kan complex zijn, vooral in grote organisaties. Wij helpen u graag met advies op maat en het opzetten van een sluitplan dat perfect aansluit bij uw bedrijfsbehoeften. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek of om direct een sluitplanmatrix te ontvangen.

Met een goed georganiseerd sleutelplan heeft u niet alleen overzicht, maar ook zekerheid over wie toegang heeft tot uw ruimtes.